Учимся писать деловые письма

Корреспонденция касается исключительно деятельности организации, обстоятельств, связанных с ней. Предложения сотрудничества, изменение условий, уведомления и так далее. Независимо от того, кто пишет – крупная корпорация, индивидуальный предприниматель, государственная организация – существуют общие требования, как писать письма правильно.

Структура составления:

Если адресовано не начальнику, руководителю, определенному сотруднику, а коллективу, начинать допускается с обращения в виде приветствия. Чаще всего это фраза «Добрый день!». Используется вежливая форма обращения с соблюдением субординации. Завершать можно фразами «Всего доброго!», «Надеемся на сотрудничество!», «Ждем предложений».

Оформляют на офисной бумаге, лист формата А4 либо на фирменном бланке. Для электронной рассылки может использоваться электронная подпись. Писать можно вручную, разборчивым аккуратным почерком. Либо набирать на компьютере. Чаще используется шрифт Times New Roman, размер 14-15, если нет иных требований. Уточните, как пишется письмо, образец допустимых шрифтов в инструкции по делопроизводству, принятой в вашей сфере деятельности.

Потребность обусловлена развитием рыночных отношений, когда необходимость в передаче информации между партнерами возрастает. Деловое письмо – основной вид корреспонденции. Официальная документация имеет юридическую силу, в отличие от устных договоренностей или, допустим, переписки в мессенджерах. Именно поэтому корреспонденция такого рода регистрируется в журнале входящих, исходящих документов организаций.

В зависимости от того, какая информация изложена, послания условно классифицируются по видам:

В названии документа кроется подсказка, зачем он составляется: по делу. Это значит, что используется исключительно деловая терминология, независимо от того, в каких отношениях вы состоите с получателем. В зависимости от сферы деятельности организации могут применяться экономические, юридические, производственные, коммерческие, иные термины. Стиль объективный, нейтральный, изложение мыслей краткое, понятное.

Перед тем, как начать деловое письмо, подумайте о том, кто именно его будет читать, какую мысль вам нужно донести. Обдумайте сообщение в канцелярский язык, если не хотите, чтобы информацию трактовали двусмысленно. Сленг, сложные грамматические конструкции, эпитеты под запретом. Юмору, грубости, сарказму здесь тоже не место. Если сомневаетесь в том, как грамотно оформлять письмо, не наделать ошибок на русском языке, проверьте орфографию, пунктуацию в специальных программах в интернете. Или дайте прочесть тому, кому доверяете в этом плане. Мысль важно верно донести всем участникам переписки во избежание недоразумений.

Знакомство с потенциальным партнером, запланированная встреча, обсуждение новых перспектив сотрудничества состоялось. Теперь необходимо сделать предложение. Удобнее всего уведомить об этом.

Как пишутся письма после встречи:

Используются короткие емкие фразы, отражающие готовность к продолжению переписки, обсуждению деталей. Если это отказ сотрудничества, он выражается в вежливой корректной форме. Обтекаемые фразы не рекомендованы, если вы не хотите получить в ответ несколько навязчивых писем.

Один из распространенных вариантов переписки. В отличие от бумажного послания, доходит до адресата мгновенно. Оформленное на бланке организации, с реквизитами, подписью, в том числе электронной, является таким же официальным документом. Поэтому если в данном случае необязательно получение уведомления о том, что послание доставлено лично в руки, электронный вариант – очень удобный.

Требования к оформлению такие же, как и к тому, что отправляется в конверте. Чтобы оно не затерялось в потоке информации, обязательно заполняйте строку «Тема» перед отправлением. Ее увидит получатель, когда откроет свой почтовый ящик. Что касается программного обеспечения, обычный WORD вполне подойдет. Это самая распространенная программа для составления деловой корреспонденции, есть в любом офисе, точно откроется на компьютере партнера.

Письмо можно отсканировать, отправить копию, например, в формате pdf, в виде фотографии. Это поможет сохранить реквизиты в цвете: подпись, оттиски печатей, бланки. Не стоит отражать суть сообщения в самом окошке электронной почты. Его будет невозможно оформить в соответствии с требованиями.

Если не планируете распечатывать корреспонденцию, подшивать его в папку «Входящие», сохраните всю переписку в электронном виде. Так можно вернуться к тому или иному посланию в будущем, чтобы уточнить некоторые моменты, возобновить переписку.

Если после встречи вы первым получили предложение, не стоит затягивать с ответом. Желательно дать его в первые три дня. Возможно, вы еще не готовы углубленно изучить вопрос о сотрудничестве, но планируете сделать это в перспективе. Тогда просто напишите, что предложение получено, вы рассмотрите его в определенные сроки, о чем дополнительно сообщите.

Существуют письма, для которых сроки ответа закреплены законодательно. Обычно это 14 рабочих либо 30 календарных дней. Ваш секретарь, делопроизводитель должен владеть информацией, чтобы не пропустить дату ответа. Этих сотрудников учат тому, как пишут письма подобного рода. Либо же вам самостоятельно следует изучить данный вопрос в зависимости от сферы деятельности компании. Если провести ряд работ в установленные сроки не получается, важно уведомить об этом отправителя, попросив о продлении сроков, указав причину.

Даже если первое впечатление о вас как о партнере давно сложилось положительное, неверно составленная корреспонденция может его подпортить.

Написание письма – это своего рода искусство. Можно следовать всем правилам, но только со временем приходит качество, опыт. Интернет, специальная литература подробно объясняют, как писать деловое письмо, предлагая образец или пример на каждый случай. Но единого шаблона все же не существует.

Чего не следует делать в переписке:

Забудьте об угрозах, ультиматумах. Напоминаем, что деловая корреспонденция имеет юридическую силу. Если ваше сообщение носит предупреждающий, упреждающий характер, уместно сослаться лишь на нормы законодательства. В противном случае можно стать ответчиком в суде.

Вот почему важно подать себя в выгодном свете с первых строк. Переписка имела успех? Пора назначать личную встречу для обсуждения дальнейших перспектив. Как не наделать досадных ошибок на этом этапе, читайте в следующей публикации.