1. Academy | Creatium
  2. Блог | Creatium
  3. Учимся писать деловые письма

Учимся писать деловые письма

29.03.2022 

Деловая переписка значительно отличается от личной. К ней предъявляются требования, начиная с оформления согласно инструкции по делопроизводству, заканчивая формой подачи мысли.

Письма – форма обмена информацией между исполнителями, заказчиками,
партнерами по бизнесу, участниками производства, педагогического процесса, иными участниками рабочего процесса. Один из быстрых, удобных способов решения вопросов. Узнаем, как писать деловое письмо по всем правилам, выглядеть достойно в глазах клиентов.

Правила написания

Корреспонденция касается исключительно деятельности организации, обстоятельств, связанных с ней. Предложения сотрудничества, изменение условий, уведомления и так далее. Независимо от того, кто пишет – крупная корпорация, индивидуальный предприниматель, государственная организация – существуют общие требования, как писать письма правильно.

 

Структура составления:

  • реквизиты отправителя, получателя;
  • дата написания, исходящий номер, индекс документа;
  • обращение к получателю по имени-отчеству, перед ним пишется слово «уважаемый(-ая)»
  • изложение проблемы;
  • объяснения, просьбы, предложения;
  • заключение;
  • подпись, расшифровка отправителя.

 

Если адресовано не начальнику, руководителю, определенному сотруднику, а коллективу, начинать допускается с обращения в виде приветствия. Чаще всего это фраза «Добрый день!». Используется вежливая форма обращения с соблюдением субординации. Завершать можно фразами «Всего доброго!», «Надеемся на сотрудничество!», «Ждем предложений».

 

Оформляют на офисной бумаге, лист формата А4 либо на фирменном бланке. Для электронной рассылки может использоваться электронная подпись. Писать можно вручную, разборчивым аккуратным почерком. Либо набирать на компьютере. Чаще используется шрифт Times New Roman, размер 14-15, если нет иных требований. Уточните, как пишется письмо, образец допустимых шрифтов в инструкции по делопроизводству, принятой в вашей сфере деятельности.

 

Зачем нужна деловая переписка

Потребность обусловлена развитием рыночных отношений, когда необходимость в передаче информации между партнерами возрастает. Деловое письмо – основной вид корреспонденции. Официальная документация имеет юридическую силу, в отличие от устных договоренностей или, допустим, переписки в мессенджерах. Именно поэтому корреспонденция такого рода регистрируется в журнале входящих, исходящих документов организаций.

 

В зависимости от того, какая информация изложена, послания условно классифицируются по видам:

  1. Предложение. Самый распространенный вариант. Компания, организация информирует потенциальных, постоянных клиентов о роде деятельности, предлагая определенные товары, услуги.
  1. Гарантийное. Также нередкий документ. В нем излагается просьба, даются гарантии (обязательства) в обмен на ее исполнение.
  1. Извещение. Отправляется при условии изменений условий сотрудничества, в том числе при изменении реквизитов, сроков договоров и так далее.
  1. Сопроводительное. Исходя из названия понятно, что таким посланием сопровождается документ или пакет документов, отправляемых одновременно. Разъясняется, с какой целью они высланы.
  1. Напоминание. Сообщается о том, что подходят сроки по выполнению каких-либо обязательств. Может выступать в качестве вежливого предложения о продлении дальнейшего сотрудничества.

 

💡
Существуют оферты, резюме, рекламации, подтверждения, просьбы, приглашения, поздравления, претензии, благодарности, другие разновидности. Для каждого случая – свой вид отправления. Перед тем, как писать деловые письма, убедитесь, что вид, стиль выбраны правильно, соответствуют ситуации.

 

Отличия деловых писем от других

В названии документа кроется подсказка, зачем он составляется: по делу. Это значит, что используется исключительно деловая терминология, независимо от того, в каких отношениях вы состоите с получателем. В зависимости от сферы деятельности организации могут применяться экономические, юридические, производственные, коммерческие, иные термины. Стиль объективный, нейтральный, изложение мыслей краткое, понятное.

 

Перед тем, как начать деловое письмо, подумайте о том, кто именно его будет читать, какую мысль вам нужно донести. Обдумайте сообщение в канцелярский язык, если не хотите, чтобы информацию трактовали двусмысленно. Сленг, сложные грамматические конструкции, эпитеты под запретом. Юмору, грубости, сарказму здесь тоже не место. Если сомневаетесь в том, как грамотно оформлять письмо, не наделать ошибок на русском языке, проверьте орфографию, пунктуацию в специальных программах в интернете. Или дайте прочесть тому, кому доверяете в этом плане. Мысль важно верно донести всем участникам переписки во избежание недоразумений.

 

Как написать письмо после проведенной встречи

Знакомство с потенциальным партнером, запланированная встреча, обсуждение новых перспектив сотрудничества состоялось. Теперь необходимо сделать предложение. Удобнее всего уведомить об этом.

Как пишутся письма после встречи:

  • в тексте указывается дата прошедшей встречи;
  • кратко излагается суть прошедшего разговора;
  • вносится предложение о сотрудничестве либо готовность к предложениям партнера;
  • указывается дата, время, когда можно с вами связаться, формы связи;
  • выражаются пожелания к сотрудничеству.

 

Используются короткие емкие фразы, отражающие готовность к продолжению переписки, обсуждению деталей. Если это отказ сотрудничества, он выражается в вежливой корректной форме. Обтекаемые фразы не рекомендованы, если вы не хотите получить в ответ несколько навязчивых писем.

 

Как писать электронные сообщения

Один из распространенных вариантов переписки. В отличие от бумажного послания, доходит до адресата мгновенно. Оформленное на бланке организации, с реквизитами, подписью, в том числе электронной, является таким же официальным документом. Поэтому если в данном случае необязательно получение уведомления о том, что послание доставлено лично в руки, электронный вариант – очень удобный.

 

Требования к оформлению такие же, как и к тому, что отправляется в конверте. Чтобы оно не затерялось в потоке информации, обязательно заполняйте строку «Тема» перед отправлением. Ее увидит получатель, когда откроет свой почтовый ящик. Что касается программного обеспечения, обычный WORD вполне подойдет. Это самая распространенная программа для составления деловой корреспонденции, есть в любом офисе, точно откроется на компьютере партнера.

 

Письмо можно отсканировать, отправить копию, например, в формате pdf, в виде фотографии. Это поможет сохранить реквизиты в цвете: подпись, оттиски печатей, бланки. Не стоит отражать суть сообщения в самом окошке электронной почты. Его будет невозможно оформить в соответствии с требованиями.

 

Если не планируете распечатывать корреспонденцию, подшивать его в папку «Входящие», сохраните всю переписку в электронном виде. Так можно вернуться к тому или иному посланию в будущем, чтобы уточнить некоторые моменты, возобновить переписку.

 

В какие сроки нужно давать ответ

Если после встречи вы первым получили предложение, не стоит затягивать с ответом. Желательно дать его в первые три дня. Возможно, вы еще не готовы углубленно изучить вопрос о сотрудничестве, но планируете сделать это в перспективе. Тогда просто напишите, что предложение получено, вы рассмотрите его в определенные сроки, о чем дополнительно сообщите.

Существуют письма, для которых сроки ответа закреплены законодательно. Обычно это 14 рабочих либо 30 календарных дней. Ваш секретарь, делопроизводитель должен владеть информацией, чтобы не пропустить дату ответа. Этих сотрудников учат тому, как пишут письма подобного рода. Либо же вам самостоятельно следует изучить данный вопрос в зависимости от сферы деятельности компании. Если провести ряд работ в установленные сроки не получается, важно уведомить об этом отправителя, попросив о продлении сроков, указав причину.

 

Распространенные ошибки в написании деловых писем

Даже если первое впечатление о вас как о партнере давно сложилось положительное, неверно составленная корреспонденция может его подпортить.

Написание письма – это своего рода искусство. Можно следовать всем правилам, но только со временем приходит качество, опыт. Интернет, специальная литература подробно объясняют, как писать деловое письмо, предлагая образец или пример на каждый случай. Но единого шаблона все же не существует.

 

Чего не следует делать в переписке:

  1. Использовать термины, не относящиеся к вашей сфере деятельности. Получатель должен с первого раза понять, что вы пытаетесь донести.
  1. Писать на несколько страниц. Письмо должно уложиться в 2-4 небольших абзаца на лист формата А4. Все остальное лучше выслать приложением.
  1. Повторять одну мысль несколько раз. Тавтология утомляет, такие послания редко дочитывают до конца. Заканчивать тоже нужно вовремя.
  1. Допускать ошибки. Это касается всего: названия компании, имени ее директора, написания слов. Перед тем, как писать письмо на русском языке, любом другом, уточните не только его образец, но и правила орфографии.
  1. Употреблять архаизмы. К ним относятся устаревшие слова типа «сей», «сего», «посему», «каковой». Пишите тем языком, который принят на переговорах, в деловом общении.
  1. Фамильярничать. Даже если сотрудничаете в сфере юмора, развлечений, обращения в форме «чуваки», слова «зажжем», «будет круто», тому подобные неприемлемы. Их лучше оставить для личного общения. И то, если это будет уместно.

 

Забудьте об угрозах, ультиматумах. Напоминаем, что деловая корреспонденция имеет юридическую силу. Если ваше сообщение носит предупреждающий, упреждающий характер, уместно сослаться лишь на нормы законодательства. В противном случае можно стать ответчиком в суде.

 

💫
Мы рассказали об основных правилах ведения деловой переписки. Помните, что она – лицо компании. Если общение таким образом строится с партнерами, личная встреча с которыми невозможна в режиме реального времени, на основании писем будут судить о компании в целом.

 

Вот почему важно подать себя в выгодном свете с первых строк. Переписка имела успех? Пора назначать личную встречу для обсуждения дальнейших перспектив. Как не наделать досадных ошибок на этом этапе, читайте в следующей публикации.

Запустите сайт
на конструкторе
Мы предусмотрели бесплатный период в 14 дней, чтобы вы успели ознакомиться со всеми возможностями.

Последние статьи

Сколько стоят услуги веб-разработки? От чего зависит стоимость создания сайта? Будет ли проект дешевле, если его сделать на конструкторе?

10.04.2022 

Веб-сервис международного уровня без применения программирования, на конструкторе Creatium

30.03.2022 

Узнаем, как назначить встречу, чтобы приглашенный гарантированно пришел.